PRIVACY EN KLANTGEGEVENS

Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk en voorgeschreven door beroepsorganisaties om gegevens over de klant en diens begeleiding vast te leggen. Dit gebeurt via het dossier van de klant, het klantdossier (begeleidingsdossier), waarin alle gegevens over de intake en begeleiding van een klant worden verzameld.

Alle dossiers van de klanten samen vormen een zogenaamde persoonsregistratie.

Voor het opzetten van en werken met een persoonsregistratie bestaat in Nederland sinds het jaar 2001 een aparte wet, de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

De door(overheids)instanties, bedrijven, instelling en privépersonen aan Jouwbegeleiding verstrekte gegevens over cliënten zijn persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in deze wet is bepaald.

De door (overheids)instellingen, bedrijven en particulieren aan Jouwbegeleiding verstrekte gegevens worden uitsluitend voor het doel bestemd zijn waarvoor ze zijn overgedragen.

Jouwbegeleiding houdt zich aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met inachtneming van wat is bepaald in de Wet Bescherming Persoonsgegevens, blijft gelden.

DE WET BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS

De Wet Bescherming Persoonsgegevens regelt de verplichtingen van de persoon of de instantie die een persoonsregistratie opzet en gebruikt. Zo bestaat er bijvoorbeeld de verplichting om een Privacyreglement op te stellen en dit reglement ter goedkeuring aan een overheidsinstantie (de Registratie Kamer) voor te leggen.

Ook Jouwbegeleiding heeft zo’n Privacy reglement opgesteld en aangemeld. In dit reglement staat precies aangegeven hoe men binnen Jouwbegeleiding omgaat met schriftelijke gegevens over en van klanten, hoe deze gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden beveiligd en wie er wel en niet inzage heeft in deze gegevens.

Een belangrijk deel van het Privacyreglement gaat over de rechten van klanten ten aanzien van de over hen opgeslagen gegevens.

PRIVACYREGLEMENT, GEHEIMHOUDING EN RECHTEN VAN DE KLANT

Als iemand zich aanmeldt voor begeleiding bij Jouwbegeleiding begint bijna direct het vastleggen van diens gegevens; een klant moet daarvan op de hoogte worden gesteld.

Jouwbegeleiding houdt alle informatie over cliënten die aan haar worden overgedragen ten behoeve van de uitvoering van een afgesloten contract geheim en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.

Jouwbegeleiding is verantwoordelijk voor deze geheimhoudingsplicht zowel ten aanzien van het personeel als voor de bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en zorgt voor naleving van deze geheimhoudingsplicht.

Naast vermelding van het feit dat er gegevens worden opgeschreven en bewaard, moet een klant ook weten wat zijn of haar rechten zijn met betrekking tot die gegevens. Hierbij worden door Jouwbegeleiding de algemeen aanvaarde rechten ten aanzien van klanten in acht genomen. Het gaat in grote lijnen om de volgende rechten:

1. Het recht op inzage van de gegevens

De klant die zijn gegevens wil inzien, kan daartoe een verzoek indienen bij de eindverantwoordelijke begeleider c.q. het hoofd begeleiding. Het hoofd begeleiding zorgt er dan voor dat binnen korte termijn gehoor wordt gegeven aan de wens van de klant.

2. Het recht op correctie van feitelijke onjuistheden

Als de klant van mening is dat er feitelijke onjuistheden in zijn dossier gegevens staan, heeft de klant het recht op correctie van die gegevens.

3. Toestemming begeleiding en vaststelling begeleidingsplan

Jouwbegeleiding draagt er zorg voor dat de begeleiding van de klant dan wel vaststelling of wijziging van het begeleidingsplan slechts plaatsvindt met gerichte toestemming van de klant.

4. Het recht op een kopie van de gegevens

Een klant kan desgewenst een kopie van zijn dossiergegevens krijgen.

5. Het recht op verlenen van toestemming voor verstrekking van gegevens aan derden

Gegevens uit het dossier van een klant kunnen alleen aan derden (personen of instanties buiten Jouwbegeleiding) worden verstrekt als de klant daartoe schriftelijke toestemming heeft verleend; dit geldt zowel tijdens als na de begeleiding gedurende de bewaartermijn voor dossiers.

Het kan voor uw begeleiding van belang zijn dat in uw dossier gegevens worden opgenomen over uw godsdienst, levensovertuiging of ras. Indien u bezwaar heeft tegen registratie van deze gegevens kunt u ons dat kenbaar maken. Als daarbij na overleg uw bezwaren blijven bestaan zullen deze gegevens niet in uw dossier worden opgenomen.

BEKENDMAKING PRIVACYREGLEMENT

Op het moment dat er een overeenkomst is tussen Jouwbegeleiding en opdrachtgever geeft Jouwbegeleiding in de eerste bijeenkomst het bestaan van het privacyreglement aan en wijst op de vindbaarheid ervan op de websites van Jouwbegeleiding. Indien gewenst mailt of stuurt Jouwbegeleiding de documenten naar de klant en/of opdrachtgever of geeft deze onmiddellijk ter inzage.

HET KLANTDOSSIER

Het klantdossier is de neerslag van de hele begeleiding van een klant en bevat aantekeningen over aanmelding, intake, begeleiding en beëindiging/afronding van het begeleidingstraject. Verder bevat het dossier gegevens over de financiële en administratieve regelingen, eventuele correspondentie rond de begeleiding en gegevens over de resultaten van deelonderzoeken.

Direct verantwoordelijke voor het bijhouden van het dossier is de begeleider die ook verantwoordelijk is voor de begeleiding van de betreffende klant.

HET BEWAREN VAN DOSSIERS

Dossiers worden maximaal twee jaar na afronding van het begeleidingstraject bewaard, met dien verstande dat na afloop van deze termijn van twee jaar van de dossiers alleen de procesgegevens (NAW, startdatum traject, datum einde traject, aantal en duur van de sessies) maximaal 7 jaar worden bewaard; na 7 jaar worden de dossiers geheel vernietigd. De bewaartermijnen van Jouwbegeleiding houden rekening met de wettelijke en fiscale eisen die een bewaartermijn van 7 jaar inhouden.

De dossiers worden digitaal opgeslagen in de map ‘afgeronde dossiers’, welke wordt gebackupt. Gegevens die niet meer bewaard behoeven te worden, worden gewist.

De papieren dossiers worden na beëindiging van de trajecten opgeslagen in archiefdossiers op jaartal en bewaard in afgesloten metalen kasten in een beveiligde omgeving. De actuele dossiers worden buiten kantoortijden eveneens bewaard in afgesloten metalen kasten, eveneens in een beveiligde omgeving.

GEBRUIK VAN KLANTGEGEVENS VOOR ONDERZOEK

Er vindt binnen of met medewerking van Jouwbegeleiding soms ook wetenschappelijk onderzoek plaats naar de speciale problematiek en naar de begeleiding.

Voor dat onderzoek is het nodig gebruik te maken van de ervaringen met de begeleiding van klanten. Voor gebruik van klantgegevens gelden voor Jouwbegeleiding de volgende afspraken:

1. Gebruik van gegevens voor onderzoek en ontwikkeling moet altijd anoniem gebeuren. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat er nooit namen van klanten gebruikt mogen worden in een onderzoeksrapport of verslag; ook mogen klanten nooit herkenbaar worden beschreven in zo’n verslag.

2. Voor het gebruik van gegevens uit een klantdossier moet de klant toestemming geven.

3. Als de klant op een andere manier aan onderzoek meewerkt (door bijvoorbeeld een vragenlijst in te vullen) doet hij of zij dat geheel op vrijwillige basis; er mag nooit sprake zijn van enige verplichting.